Síntomas que invitan a un cambio en tu herramienta de gestión de proyectos
Con el paso del tiempo, las organizaciones van cambiando y con ellas la manera inicial de gestionar los proyectos deja de ser la forma más eficiente para ello. Avanzar es maravillo, pero para hacerlo de manera eficaz y asegurar la supervivencia de la organización, es conveniente ir adaptando las herramientas y los modos en los que se realizan, se gestionan y se supervisan todas las tareas de la organización. Si estas en un punto en el que los métodos iniciales funcionan pero ya sientes que la empresa podría llevar el control y gestionar todas las áreas relacionadas con los proyectos de manera mas eficiente, sigue leyendo. A continuación destacamos 4 indicadores clave que indican que es el momento de un cambio de herramienta para gestión proyectos.
1. Utilizas varias herramientas diferentes = ineficiencia en los procesos
La señal principal que indica que es el momento de avanzar tecnológicamente en la gestión de proyectos de tu pyme se da cuando los procesos empresariales se vuelven ineficientes. Si los trabajadores aún deben realizar tareas de forma manual y en varías herramientas, es posible que tu empresa no este siendo todo lo eficiente que podría ser. ¿Cuántos pasos y cuantas herramientas o sistemas tienen que iniciar los trabajadores de tu empresa para gestionar de manera correcta todos los procesos empresariales? Sin duda utilizar herramientas desconectadas entre si abre la puerta hacia la pérdida de tiempo, duplicidades de documentos y a la pérdida de oportunidades, entre otras muchas cosas.
Hoy en día, existen soluciones integrales y sectoriales avanzadas tecnológicamente para empresas de todas las características.
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2. No tienes la información de todas las fases de los proyectos en la nube
Todas las empresas en crecimiento se benefician del traslado de su sistema de gestión de proyectos a la nube. Si llevas tiempo oyendo los beneficios de la tecnología cloud, y te planteas migrar tus datos empresariales a la nube, te beneficiarás de una comunicación mucho más fluida y un acceso desde cualquier lugar a todo tu trabajo. Trabajar en la nube ofrece una óptima y simplificada gestión de procesos gracias a la administración centralizada de los recursos. Además, si decides apostar por un fabricante de calidad como Microsoft, tus datos pasarán a estar mucho más seguros que antes.
3. La herramienta de gestión de proyectos (o herramientas de gestión) da más trabajo del que te ahorra.
En lugar de facilitar el trabajo, utilizar herramientas de gestión erróneas podrían llevarte al lado opuesto. ¿no cubre todas las áreas que debería cubrir? ¿se bloquea y da problemas de velocidad? Cualquier herramienta que utilice tu empresa para a gestión de proyectos debería reducir de forma significativa el tiempo de realización de tareas. Guardar prácticamente la totalidad de la información de la compañía en una herramienta que no hace prácticamente nada más no va a ayudarte a alcanzara tus objetivos. La herramienta para gestionar tus proyectos debe (entre muchas otras cosas):
- Facilitar la comunicación entre departamentos
- Ayudar a realizar tareas en menos tiempo que antes
- Ayudar a delegar de forma fácil y efectiva
- Permitir tomar acciones de forma inmediata de una manera sencilla
4. La herramienta para gestión de proyectos (o herramientas) que utilizas no es/son prácticas
Un buen sistema de gestión de proyectos no debe suponer un freno a la evolución de tu empresa. Como venimos diciendo tu herramienta de gestión debería ayudarte a realizar las cosas de una manera rápida, lógica y sencilla. Desde nuestro punto de vista la practicidad viene de la mano de la integración de herramientas que te permitan automatizar procesos rutinarios. La integración de las aplicaciones empresariales conlleva los siguientes beneficios:
- Control y conexión total de la empresa
- Simplificación de los procesos empresariales
- Reducción de costos e inversiones
- Promueve el intercambio de información
- Disminuye el esfuerzo y el tiempo
- Aumento de ventajas y oportunidades
Recuerda, una herramienta que se adapte a tus necesidades es imprescindible para trabajar de forma eficiente y no entorpecer el curso de los proyectos.
Aquí abajo de dejamos la opción de acceder directamente a una demo en la que verás como se realizan las certificaciones de proyecto mediante una solución como dvproject de Davisa.
